Bouw van de nieuwe Participatiedienst ‘Stroomopwaarts’

Overheid / Sociaal Domein

Cases

De gemeenten Schiedam, Vlaardingen en Maassluis hebben in 2013 de intentie uitgesproken een gezamenlijke Participatiedienst te gaan oprichten voor het uitvoeren van de nieuwe Participatiewet, die per 1 januari 2015 als onderdeel van de 3 grote Decentralisaties in het Sociaal Domein, in werking is getreden. De 3 bestaande SW (Sociale Werkvoorziening) bedrijven en de afdelingen Werk & Inkomen van de 3 gemeenten worden hiertoe samengebracht in een nieuwe organisatie. Hiervoor is later de juridische vorm van de GR (Gemeenschappelijke Regeling) gekozen.

Twynstra Gudde Interim Management  is verzocht een zware kwartiermaker te leveren voor de inrichting en oprichting van de nieuwe organisatie, die zo’n 300 ambtenaren en 1500 wsw-ers gaat tellen. Jan Hijzelendoorn is 1 januari 2014 aan de slag gegaan en is, na accordering van het Plan van Aanpak door de 3 colleges van B&W (Burgermeester & Wethouders) , verder gegaan met de kadernota die door Colleges en gemeenteraden voor de zomer van 2014 is goedgekeurd. Daarna volgde  fase 2: opstellen Businesscase (tot eind 2014) en  vervolgens fase 3: implementeren w.o. plaatsing medewerkers in nieuwe functie (de nieuwe organisatie ging per 1 juni 2015 van start).

Als aanpak is gekozen voor een  inzet van de eigen medewerkers van de 3 gemeenten. Dit in verband met eigenaarschap van het traject,  inleren van nieuwe werkwijzen en gedrag, kennisdeling en overdracht en beklijven van resultaat. Zo’n 40% van de ambtelijke medewerkers hebben geparticipeerd in de diverse project- en werkgroepen. De 5 subkwartiermakers voor de verschillende domeinen (Instroom, Ontwikkeling, Beleid, Bedrijfsvoering, Werkleerbedrijf) zijn allen gerekruteerd uit de 3 gemeenten en 3 SW bedrijven. Zij werden waar nodig bijgestaan door externe assistent-to managers. Externe ondersteuning is verder verleend op terreinen als Procesbeschrijvingen (Leantrajecten), ICT, P&O.

De context van de opdracht werd gekenmerkt door een aantal zaken:

  • strakke sturing en planning i.v.m. het tegelijkertijd implementeren van de Participatiewet zelf, per 01-01-2015
  • een uiterst complexe politiek-bestuurlijke omgeving.  Veel tijd en energie van de kwartiermaker ging zitten in het bijtrekken en op een lijn houden van bestuur en politiek in de drie gemeenten. De weg van A naar B ging vaak via Z
  • ingewikkeld bedrijfsvoering dienstverleningsconcept (hosting vanuit 3 gemeenten).

Resultaat is een nieuwe organisatie waarin de medewerkers al doende hebben leren samenwerken en  zich eigenaar voelen van de nieuwe organisatie, die werkt volgens volstrekt nieuwe proceslijnen (redesign) en uniek is in Nederland.  De organisatie start met een formatiereductie van 8%, wat oploopt in 5 jaar naar 15%. Deze reductie, tezamen met de verbeterde uitstroom, zal ervoor zorgen dat de korting op de rijksbijdragen niet zal leiden tot meer kosten voor de 3 gemeenten.

Inmiddels voert Twynstra Gudde Interim Management eenzelfde project uit voor 8 gemeenten, wederom onder kwartiermakerschap van Jan Hijzelendoorn, met toegevoegd kwartiermaker drs. Mignon van der Zwan.

Geleverde diensten

Analyse

Begeleiding

Sociaal Domein

Tijdelijk management