Harmonisatie ICT-voorzieningen voor de toekomstige gemeente Waadhoeke

ICT / Intergrale coördinatie / Overheid / Tijdelijk management

Cases

Harmonisatie ICT-voorzieningen voor de toekomstige gemeente Waadhoeke

Vooruitlopende op de vorming van een nieuwe gemeente in Friesland, ontving Twynstra Gudde in de lente van 2014 de vraag om mee te helpen met de vorming en inrichting van de ICT-samenwerking tussen de gemeenten Franekeradeel, Menameradiel en het Bildt, die in de toekomst de nieuwe gemeente Waadhoeke gaan vormen. De harmonisatie van de volledige informatievoorziening en ICT bevordert de samenvoeging en integratie en verlaagt de operationele kosten.

Aanpak
Twynstra Gudde Interim Management, in de persoon van Monique Thomas, heeft allereerst een businessplan, migratieplan en overall financieel plan gepresenteerd aan de deelnemende gemeenteraden. Na bestuurlijke besluitvorming kon uitvoering worden gegeven aan deze plannen. Allereerst is gestart met een ontvlechting uit bestaande samenwerkingsverbanden, waarna de integratie kon plaatsvinden. Onderdeel van het plan was ook om het beheer van de IT-systemen onder te brengen bij de gemeente Leeuwarden, waardoor schaalvoordelen konden worden benut. Uitvoering aan het programma is gegeven door Harry Verkaik. Hij was in anderhalf jaar tijd in staat om de ontvlechting, de samenvoeging en op onderdelen ook de harmonisatie van IT-systemen te bewerkstelligen, samen met de betrokken IT-medewerkers van de deelnemende gemeenten. De bereidheid van de gemeenten was groot om de processen te harmoniseren, onder aanvoering van de gemeentelijke informatiemanagers, en om gezamenlijk te blijven optrekken. Ook in spannende tijden. Om er op deze manier een gedeeld succes van te maken.

Resultaat
De afspraken uit het businessplan zijn voor de 3 gemeenten volledig en op tijd gerealiseerd. Zelfs op onderdelen (Financiën en Belastingen) eerder dan begroot en gepland. Alle bedrijfsvoering processen zijn geharmoniseerd, alle applicaties zijn gestandaardiseerd en daarmee zijn ook tientallen applicaties uitgefaseerd. Tegelijk heeft de technische inrichting voor de gemeente Waadhoeke i.o. en de migratie naar het Shared Servicecentrum Leeuwarden plaatsgevonden. Hiermee is een stevig fundament gelegd voor de nieuwe gemeentelijke organisatie die start op 1 januari 2018.